Erinnerung an die Initialisierung der N-Karten und die Personalisierung der M-Karten
Die Bundesnotarkammer weist darauf hin, dass seit dem 22.07.2022 die Initialisierung der N-Karten und die Personalisierung der M-Karten für die elektronische Urkundesammlung möglich ist. Wer die Initialisierung oder die Personalisierung bisher noch nicht vorgenommen hat, muss dies nun unverzüglich nachholen. Dazu führt die Bundesnotarkammer folgendes aus:
I. Pflicht zur Initialisierung
Alle Notarinnen und Notare sowie alle Notariatsverwalterinnen und -verwalter müssen ihre N-Karten initialisieren und die M-Karten der Mitarbeitenden personalisieren. Sonst kann die Pflicht zur Führung einer elektronischen Urkundensammlung nicht erfüllt werden (§ 55 Abs. 3 BeurkG, § 34 Abs. 1 NotAktVV). Notarinnen und Notare sind verpflichtet, eine elektronische Urkundensammlung zu führen. Dazu gehört auch die zentrale Archivierung der in der elektronischen Urkundensammlung verwahrten Dokumente auf den Servern der Bundesnotarkammer in einem eigenen virtuellen Archivraum, zu dem nur die für die Verwahrung zuständige Stelle Zugang hat. Die Initialisierung der N-Karten dient der Erzeugung der kryptografischen Schlüssel zu diesem virtuellen Archivraum, die Personalisierung der M-Karten der Weitergabe der Schlüssel an die Mitarbeitenden.
II. Keine Initialisierung durch Notarvertretungen
Personen, die keine Amtstätigkeit als Notarin oder Notar oder Notariatsverwalterin oder Notariatsverwalter ausüben, die N-Karte also insbesondere für Notarvertretungen nutzen, initialisieren ihre N-Karte derzeit bitte noch nicht. Sie können die N-Karte als Notarvertretung zum Anmelden an XNP und zum Signieren verwenden, auch für Dokumente, die in die elektronische Urkundensammlung eingestellt werden. Eine Initialisierung der Karte für Verschlüsselungszwecke und die Übergabe der kryptografischen Schlüssel an Notarvertretungen durch die vertretene Notarin oder den vertretenen Notar ist derzeit noch nicht erforderlich.
Im Hinblick auf das Vorgehen ist die Differenzierung zwischen Einzelamt und Sozietät / Bürogemeinschaft nunmehr weggefallen. Die M-Karten können in Sozietäten und Bürogemeinschaften inzwischen mit den Organisationsschlüsseln aller Sozien versehen werden. Sozien sollten deshalb nun auch die M-Karten derjenigen Mitarbeitenden für sich personalisieren, die bislang nur für andere Sozien personalisiert wurden. Dabei ist darauf zu achten, dass die im Rahmen der erstmaligen Personalisierung vergebene PUK für die Personalisierung durch die andere Sozia oder den anderen Sozius bekannt sein muss. Zudem muss der Mitarbeitende in der Benutzerverwaltung beider Amtstätigkeiten als Benutzer existieren. Die unter https://www.elektronisches-urkundenarchiv.de/checklisten abrufbare Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Benutzer- und Kartenverwaltung enthält nun unter Ziff. 5.3 auch eine Anleitung für eine solche Personalisierung der M-Karten durch weitere Sozien.
